Bolag brister i posthantering
Enligt revisorerna finns det ett stort behov av utbildning i dessa frågor, inte bara inom bolagen utan hela den kommunala förvaltningen.
”Vi rekommenderar kommunledningen och bolagens ledning att säkerställa att samtliga berörda inom Mönsterås kommun och de kommunala bolagen utbildas” skriver Ewa Klase, en av kommunens lekmannarevisorer.
De har låtit företaget PWC:s revisorer granska hur de kommunala bolagen Mönsterås Bostäder, Vattenpalatset, Mönsterås Utvecklings AB och Ålem Energi hanterar sin post och möjligheterna för allmänheten att ta del av allmänna handlingar.
Granskningen av Mönsterås Bostäder visar på brister.
”Vi grundar vår bedömning på att fullmaktssystem saknas för öppnande av personadresserad post, att bolagets manuella diarium och rutin för registrering inte fungerar tillfredsställande då de diarieförda handlingarna inte förvaras samlat och inte enkelt går att återsöka” noterar revisorerna i rapporten.
Mönsterås Utvecklings hantering får i huvudsak godkänt, men det finns en del synpunkter.
Bland annat behöver man ordna en arkivförteckning för att leva upp till lagens krav.
”För att underlätta för utomstående att ta del av allmänna handlingar och kommunicera med bolaget anser vi att en elektronisk myndighetsbrevlåda bör inrättas för Mönsterås utvecklings AB”, skriver revisorerna.
Bolaget måste även se över sina rutiner för att snabbare diarieföra handlingar.
Lagen säger att handlingar ska diarieföras skyndsamt, men av granskningen framgår att många ärenden initieras på styrelsemötena och att det kan dröja upp till en vecka efter ett möte innan dessa diarieförs.
Vattenpalatset får bra betyg för sin hantering, men även här tycker revisorerna att det bör skapas en elektronisk myndighetsbrevlåda för att allmänheten lättare ska kunna ta del av allmänna handlingar och höra av sig till bolaget.
Ålem Energi brister i hanteringen av allmänna handlingar.
Bolagets registrering av handlingar i en postpärm lever inte upp till lagens krav och det är svårt att söka efter handlingarna om någon utomstående kommer och vill ta del av dem.
